De beste helpdesk software? Zoho Desk!

Je streeft met jouw organisatie naar de beste klantenservice en daarin ben je bereid om stappen te maken. Dan heb je goed ingerichte helpdesk software nodig, op weg naar die excellente klantenservice: Zoho Desk. Hoe ga je dan precies te werk? En hoe zorg je ervoor dat problemen en issues aangepakt en ook opgelost worden? Kies voor een betere klanttevredenheid en overzichtelijke processen met de helpdesk software van Zoho! Prosolic is hierin je ideale gesprekspartner en adviseert hoe het beter kan en vooral: makkelijker.

Een adviesgesprek inplannen

Passende helpdesk software bespaart tijd

Wij willen dat jij als bedrijf altijd kunt blijven doen waar je werkelijk goed in bent, waar je in excelleert. Dit maakt ruimte vrij om als organisatie te groeien, zowel in professionaliteit als in omzet.

In klantenservice en het afhandelen van klachten gaat veel tijd zitten. Het is echter een zeer belangrijk onderdeel binnen je bedrijf. Een goed functionerende helpdesk is in veel gevallen een welkom middel om de loyaliteit van klanten vast te houden. Prosolic denkt met je mee hoe het (nog) beter zou kunnen en hoe bepaalde processen eenvoudiger kunnen.

Passende helpdesk software neemt werk uit handen met ticketing: een service desk-oplossing dat problemen of uitdagingen van klanten registreert, prioriteert en aanstuurt. Altijd op een efficiënte manier, zonder al te veel gedoe. Het gaat erom dat jouw klanten en relaties goed en snel geholpen worden. Wij adviseren Zoho Desk, voor optimale klanttevredenheid.

Welke functies horen bij goede helpdesk software?

Prosolic heeft goede ervaringen met Zoho Desk. Voor een effectieve klantenservice en technische ondersteuning moet helpdesk software voldoen aan verschillende criteria. Hieronder de belangrijkste kenmerken:

Gebruiksvriendelijkheid

- Intuïtieve interface: Eenvoudig tickets aanmaken, bewerken en volgen.

- Meertalig: Ondersteuning van meerdere talen, voor internationale organisaties.

Slimme automatisering

- Automatische tickettoewijzing: Tickets worden op basis van prioriteit of categorie automatisch toegewezen.

- Automatische meldingen: Klanten en medewerkers ontvangen automatische updates over ticketstatus.

Prioritering en servicemanagement

- Prioriteiten: Tickets kunnen worden gecategoriseerd op urgentie.

- Service Level Agreement-beheer: Responstijden en oplostijden bijhouden, om service levels te waarborgen.

Workflowbeheer

- Aanpasbare workflows: Ondersteunt geautomatiseerde processen, zoals escalaties.

- Escalatieregels: Onbeantwoorde tickets worden doorgestuurd naar hogere niveaus.

Integraties met andere systemen

- CRM-integratie: Toegang tot klantgegevens en eerdere interacties.

- E-mail en chat: Tickets aanmaken via e-mail, live chat, of sociale media moet via helpdesk software altijd mogelijk zijn.

- ITSM-integratie: Voor een verbeterd beheer van incidenten en problemen (voor IT-bedrijven).

Rapportage en analytics

- Uitgebreide rapportage: Gedetailleerde rapporten over responstijden, ticketvolume, etc.

- Eén dashboard: Real-time overzicht van ticket-statussen en prestaties.

Beveiliging en rechtenbeheer

- Gegevensbeveiliging: Voldoet aan strenge beveiligingsnormen (zoals GDPR, ISO 27001).

- Rechten en rollen: Gedetailleerde toegangsniveaus voor medewerkers.

Klantportaal

- Zelfserviceportaal: Klanten kunnen zelf tickets aanmaken en volgen.

- Kennisbank: Klanten vinden antwoorden op veelgestelde vragen.

Zoho Desk voldoet aan bovenstaande eisen. Het biedt een volwaardige, schaalbare en complete oplossing voor klantgerichte cloud-based helpdesk software. Benieuwd hoe wij deze en meer tijdbesparende tools toepassen?

Neem gerust contact met ons op

Waarom is Zoho Desk de ideale helpdesk software?

Iedere helpdesk software heeft zijn voors en tegens. Prosolic kiest voor Zoho Desk, één krachtig supportticketsysteem dat communicatie via meerdere kanalen samenbrengt. Prosolic helpt je met de inrichting ervan.

Bovendien draagt de helpdesk software van Zoho bij aan een productiviteitsslag bij middelgrote bedrijven en hun teams: veel voorkomende issues of problemen worden geautomatiseerd en opgeslagen. En daarmee ook de antwoorden en oplossingen. Dit leidt ertoe dat klanten in veel voorkomende gevallen de gezochte antwoorden simpelweg (en aangepast) uit de kennisbank gepresenteerd krijgen.

Dat werkt positief aan twee kanten: er komen minder vragen binnen die handmatig door je medewerker moeten worden opgepakt én klanten krijgen sneller support op basis van succesvolle oplossingen uit het verleden.

Helpdesk software moet zowel klanten áls medewerkers vooruithelpen

Helpdesk software moet uiteraard tot een verhoging van je klanttevredenheid leiden én in staat zijn om handmatige support en klantenservice uit handen te nemen. Hierdoor kun je als bedrijf (met je medewerkers) precies doen waar je goed in bent.

Prosolic biedt oplossingen, op basis van jouw bedrijfsprocessen. Wij leggen de werking van de Zoho helpdesk software graag uit en nemen je volledig mee, op weg naar interne en externe slagkracht.

Diverse kanalen in één systeem integreren

De basis van software gericht op helpdesk is dat het een centrale plek, plaats of toepassing is waar klanten gemakkelijk terechtkunnen. Klanten moeten zich gehoord en herkend voelen, ongeacht het kanaal waar ze je op proberen te bereiken. Dan heb je de essentie van een krachtig hulpmiddel te pakken.

Een van de belangrijkste zaken binnen ieder bedrijf is daarbij: goede communicatie met klanten. Klanten vormen de bron van jouw inkomsten, dus je wil dan ook graag dat zij tevreden zijn en blijven. Of ze nu bellen omdat ze vastlopen, of mailen met een korte vraag of zelfs klacht: via verschillende kanalen krijgen klanten gerichte antwoorden. Zo snel en zo volledig mogelijk!

Al die kanalen wil je bij voorkeur in één tool verzamelen en ordenen, om op die manier in te spelen op de behoeften: effectieve oplossingen, tevreden klanten. Met Zoho Desk brengen we alle kanalen samen in één supportticketsysteem, waardoor het stroomlijnen van alle vragen efficiënt verloopt.

Een adviesgesprek inplannen

Hoe richten wij helpdesk software met je in?

We weten als geen ander hoe we helpdeskprocessen kunnen inrichten. Door middel van een grondige analyse geven we je een passend advies voor de verbetering van je klantenservice. Wat is de basis voor klanttevredenheid?

Het allereerste moment van interactie tussen jou en je klant is bepalend. De toon is vriendelijk, kundig en begrijpend. Zorg er vervolgens voor dat de klant op de hoogte wordt gehouden tijdens het oplossen van de vraag. In het geval van een wat lastiger issue duurt het misschien wat langer voordat het probleem opgelost is. Je geeft de klant regelmatig een update.

Op het moment dat jouw klant al vaker een hulpvraag heeft gesteld, is het voor je bedrijfsproces nuttig om de in het verleden gestelde vragen en oplossingen er snel bij te pakken of op te roepen. Het liefst met een duidelijk overzicht van wat de acties vanuit jou of je bedrijf zijn geweest. Dat kan allemaal automatisch gereguleerd worden met Zoho.

Iedere klant met een vraag wil snel geholpen worden. Kan jouw helpdesk software gekoppeld worden aan alle andere tools of systemen in je organisatie? En heb je een kennisbank aan laten maken, waar eerdere vragen, dringende problemen en issues in zijn vastgelegd? Is deze toegankelijk voor klanten? Met AI helpdesk software en onze expertise kom je verder. Verderop meer over de rol van AI bij Zoho.

Kennis en kunde bundelen voor een optimale helpdeskinrichting

Prosolic en Zoho bundelen hun krachten en kennis. Dat zijn: de voordelen van digitale technieken en de ontwikkelingen daarin, samen met jarenlange kennis en ervaring opgedaan in het bedrijfsleven. Die combinatie zorgt ervoor dat jouw team snel en efficiënt met onze flexibele software (Zoho Desk) aan de slag kan.

Zoho Desk

Waar moet een helpdeskoplossing nog meer aan voldoen?

- Je wilt toegankelijk blijven voor zowel telefonie als mailverkeer, vanwege de diversiteit aan klanten; iedereen heeft immers een eigen voorkeur voor communicatiemiddel. Ook het koppelen van sociale media-kanalen hoort erbij. Het leggen van contact van klanten met jouw bedrijf moet in ieder geval geen hoge drempel zijn.

- Ruimte voor slimme hulp zoals een back-up of kennisbank, met daarin artikelen, video’s, instructies of extra informatie, onder andere op basis van helpdeskvragen uit het verleden. Dit leidt in potentie tot meer zelfbediening en zorgt voor meer grip en sturing op het aantal vragen dat binnenkomt.

- Een uitgebreid maar eenvoudig ticketsysteem, waar met enkele klikken makkelijk een prioritering aan kan worden gegeven. Zoho Desk biedt snel en eenvoudig een 360 graden klantbeeld en dat richten we graag voor je in.

- Gebruiksvriendelijke interface: cruciaal voor jouw medewerkers, om de weg naar verbetering en optimalisatie in klanttevredenheid en hulpvaardigheid zo snel mogelijk in te zetten.

Mogelijkheden voor rapportages en analyses: op een visuele manier zo efficiënt mogelijk overzicht geven van statistieken. Hoeveel tickets zijn er in een bepaalde periode binnengekomen en hoeveel zijn er naar tevredenheid van je klanten opgelost?

Een adviesgesprek inplannen

De belangrijke rol van ticketing bij helpdesk software

Een helpdeskoplossing vergroot klantloyaliteit. Daar zijn we bij Prosolic van overtuigd. Een goede helpdesk kan dan ook niet zonder ticket software. De essentie van moderne helpdesk ticketing software is om het proces van klantenservice goed te structureren, te prioriteren en te automatiseren.

Hoe groter je bedrijf wordt, hoe groter de kans bestaat dat issues, klachten, problemen of wat voor hulpvragen dan ook verloren raken in mailboxen van medewerkers, in niet-bijgewerkte Excel-documenten of in mappen waar niet iedereen bij kan. Je wil alle tickets, helpdeskvragen, onder één dak beheren. Het liefst door middel van slechts enkele klikken. Een uitgebalanceerde online helpdesk hoort die ticketing software te bieden.

Diverse functies van helpdesk ticket software toegelicht

- Het stellen van prioriteiten: wat is een acute hulpvraag en welke vraag kan op een later tijdstip behandeld worden?

- Het bijhouden van verzoeken van jouw klanten: kan het ticketsysteem zo worden ingedeeld dat je een verdeling kunt maken per klant en klanthistorie?

- Het toebedelen aan medewerkers of afdelingen: ticket software moet in staat zijn om vragen van een bepaalde categorie of inhoud meteen door te sturen naar de betreffende afdeling binnen je bedrijf, of naar de juiste persoon.

- In verbinding staan met opgebouwde en bestaande kennis, die klanten vervolgens kunnen gebruiken om efficiënt antwoord te krijgen, ook zonder handmatige hulp van een van je medewerkers.

- Helpdesk ticketing software moet meetbare instrumenten bevatten die leiden tot statistieken. En statistieken of analyses geven waardevolle inzichten in de route naar verbeteringen in je klantenservice.

Gerelateerde klantcases

Lees hier meer over de ervaringen van onze klanten

Zoho Desk

Support automatisering

Helpdesk software afstemmen op jouw behoeften

Prosolic weet dat geen enkele hulpvraag hetzelfde is; de oplossing ervan evenmin. Zoho Desk stemmen wij volledig af op de behoefte van jouw organisatie en jullie processen; met de juiste prioritering, zodat je gestructureerd met jouw team aan de slag kunt.

En ook na implementatie kunnen we snel schakelen met goede telefonische ondersteuning. Als het nodig is, sturen we gewoon een betrokken consultant langs. Dat heeft ervoor gezorgd dat Prosolic hoog gewaardeerd wordt als officiële Zoho premium partner in Nederland. Nieuwsgierig?

Vergelijkingen met helpdesk software van andere leveranciers

Er zijn vele leveranciers die helpdesk software aanbieden. Niet iedere leverancier biedt echter toereikende helpdesk software. Het begint bij de doelen die je hebt. Prosolic brengt samen met jou inzichtelijk hoe wij helpdesk software van Zoho precies kunnen inzetten. Wat vind je belangrijk, welke primaire resultaten wil jij boeken?

Als Zoho premium partner kijken wij samen met jou naar wat nodig is om jouw bedrijf te optimaliseren. Hoe kunnen we zowel je klanten als je medewerkers op een ideale manier aan elkaar koppelen met helpdesk software dat vóór jou werkt?

Een adviesgesprek inplannen

Helpdesk software volledig in het Nederlands ondersteund

Bij een Nederlands bedrijf hoort een goede Nederlandstalige helpdesk tool. Het helpdesk systeem dient dan ook volledig in het Nederlands te zijn ingericht. De opmaak, de knoppen en de verwijzingen wil je in correct Nederlands terugzien. Bij voorkeur in de tone of voice die bij de identiteit van je bedrijf past. Je communiceert op je website, in zakelijke brieven of mailings volgens vaste richtlijnen. Dan wil je dat ook toepassen in de helpdesk software die je gebruikt.

Wat ook goed is om te weten, is dat ook Prosolic een volledig Nederlands bedrijf is. Loop je zelf tegen vragen aan met betrekking tot de helpdesk software van Zoho, dan krijg je bij Prosolic dus altijd een Nederlandstalige medewerker aan de lijn.

De toenemende rol van AI in helpdesk software: Zia

Een populair item waar we niet aan voorbijgaan is de groeiende rol van AI in het bedrijfsleven. Zoho investeert veel in de toepassing van AI, om een nog beter gebruiksvriendelijk platform te realiseren.

Bij Zoho Desk is Zia de AI-assistent. De geïntegreerde kennisbank is de bron waarop antwoorden via Artificial Intelligence gegenereerd worden. Een toepassing van Zia binnen de helpdesk is dat vragen automatisch kunnen worden herkend en gerichte oplossingen worden gegeven. Daarnaast wordt klantsentiment toegekend, waarop geacteerd wordt.

De chatfunctie van een goede AI-assistent in helpdesk software moet de context van een binnenkomende vraag lezen en begrijpen. Dat leidt tot een juiste prioritering. De handelingen leiden vervolgens tot de best mogelijke opvolging. Als Zia een negatief sentiment herkent van een klant, op basis van woorden die de klant gebruikt, biedt dat voor medewerkers een kans om de prioriteit te vergroten en de klant de juiste aandacht te geven.

Wij zetten Zoho Zia in bij de verbetering van helpdeskprocessen van onze klanten, zoals het beter reguleren van aanvragen, klachten of kansen. AI levert in veel gevallen tijdwinst op, onder de voorwaarde dat jouw (potentiële) klanten goed geholpen worden.

Ik wil meer weten over Zoho Desk en Zia

CRM en helpdesk software met elkaar combineren

Het verbeteren van klanttevredenheid dankzij een goede, digitale helpdesk is slechts één onderdeel van de totale klantbeleving. Als je groeit en je wilt je als organisatie verder ontwikkelen, dan zijn diepgaande inzichten in klanttransacties, helpdeskvragen, marketingacties, beleving en waardering onderdelen van het grotere geheel.

Je wil klantrelaties daarnaast ook zo goed mogelijk verzamelen, beheren en archiveren om in de toekomst nieuwe strategieën en richtingen te bepalen. Onze grondige bedrijfsanalyse kan dus ook leiden tot het advies voor het implementeren van een goed werkend CRM systeem, met helpdesk software erin verwerkt.

In het complete Zoho platform werken CRM en de helpdesk software naadloos samen. Door die eenvoudige koppeling kunnen we werken aan de toekomst. We weten als geen ander dat bedrijfsprocessen nooit stilstaan. Daarom doen wíj dat ook niet. We denken proactief met je mee en bieden daarin volledige transparantie, met eerlijke adviezen.

Zoho CRM

Zoho Desk

Samen aan de slag!

Vanuit Prosolic zijn we erop gericht om je te helpen je doelen te bereiken. De software-oplossing ondersteunt hierin. Als jij vertrouwen hebt in onze aanpak en dat Zoho Desk voor jou het verschil kan maken, gaan wij met jou aan de slag om de verbetering in je bedrijfsvoering te realiseren.

Een adviesgesprek aanvragen

Veelgestelde vragen over helpdesk software

Wat is Zoho One?

Zoho One is hét totaalpakket van Zoho waarmee organisaties hun hele bedrijfsvoering kunnen stroomlijnen en automatiseren. Zoho One bevat meer dan 40 geïntegreerde apps die naar wens al dan niet ingezet kunnen worden, en naar wens aan te passen zijn. Met Zoho One beschikken organisaties over alle benodigde bedrijfssoftware om op eigen tempo verbeteringen door te voeren en te groeien.

In Zoho One bevat alle bekende apps op Enterprise level, waaronder Zoho CRM (voor klantrelatiebeheer), Zoho Desk (voor klantenservice), Zoho Projects (voor projectbeheer), Zoho Books (voor boekhouding), Zoho Inventory (voor voorraadbeheer), de Zoho Marketing suite (voor marketing automation), Zoho Projects (voor projectmanagement), Zoho Analytics (voor BI & Analytics), ZIA (voor waardevolle AI-toepassingen, en Zoho Creator (voor low code development).

Deze applicaties zijn ontworpen om samen te werken en gegevens uit te wisselen om bedrijfsprocessen te stroomlijnen. Al deze applicaties zijn zowel binnen Zoho One als los aan te schaffen.

Wat is Zoho Desk?

Zoho Desk is de uitgekiende Klantenservice- en Supportsoftware van Zoho. Het is bedoeld om bedrijven te helpen bij het beheren van hun klantenondersteuningsactiviteiten en het leveren van efficiënte en effectieve klantenservice.

Zoho Desk is als losse applicatie aan te schaffen, of als onderdeel binnen Zoho One.

Waar gebruik je Zoho CRM voor?

Zoho CRM biedt een scala aan functies en tools om bedrijven te helpen hun verkoop-, marketing- en klantenondersteuningsinspanningen effectief en efficient te beheren. Enkele belangrijke functies en mogelijkheden van Zoho CRM zijn onder andere:

Gegevensinvoer en beheer: Het begint met het invoeren en beheren van klantgegevens. Je kunt klantinformatie handmatig invoeren of gegevens importeren uit andere bronnen. Zoho CRM maakt het gemakkelijk om gegevens te organiseren en bij te werken.

Relatietbeheer: Zoho CRM biedt tools voor het beheren van contacten, leads en klanten. Je kunt gedetailleerde profielen van contacten maken, inclusief hun contactgegevens, interactiegeschiedenis, notities en meer.

Verkoopautomatisering: De software helpt bij het stroomlijnen van het verkoopproces. Je kunt verkoopkansen (deals) aanmaken, de voortgang van deals volgen en automatisering inschakelen voor taken zoals e-mailopvolging, offertes genereren en taakbeheer.

Marketingautomatisering: Zoho CRM omvat marketingfuncties, zoals het beheren van marketingcampagnes, e-mailmarketing, het volgen van leads en het segmenteren van doelgroepen voor gerichte marketing.

Rapportage en analyse: Gebruikers kunnen aangepaste rapporten en dashboards maken om inzicht te krijgen in verkoop- en marketingprestaties. Dit helpt bij het nemen van geïnformeerde beslissingen.

Klantenondersteuning en service: Zoho CRM biedt tools voor het beheren van klantensupporttickets en het bijhouden van klantinteracties, waardoor je de klantenservice kunt verbeteren.

Automatisering: Zoho CRM maakt gebruik van workflows en automatiseringsregels om repetitieve taken te vereenvoudigen. Dit kan onder meer het toewijzen van leads aan vertegenwoordigers, opvolging van inkomende leads en het activeren van herinneringen om vervolgacties te ondernemen omvatten.

Integraties: Zoho CRM kan worden geïntegreerd met andere softwaretoepassingen, zoals e-mailplatforms, marketingtools, boekhoudsoftware en meer, om gegevens en processen naadloos te koppelen.

Mobiele toegang: Via de mobiele app van Zoho CRM hebben gebruikers onderweg toegang tot klantinformatie, kunnen ze leads beheren en realtime updates ontvangen.

Wat zijn enkele van de bekendste producten van Zoho Corporation?

Zoho One bevat alle bekende apps op Enterprise level, waaronder Zoho CRM (voor klantrelatiebeheer), Zoho Desk (voor klantenservice), Zoho Projects (voor projectbeheer), Zoho Books (voor boekhouding), Zoho Inventory (voor voorraadbeheer), de Zoho Marketing suite (voor marketing automation), Zoho Projects (voor projectmanagement), Zoho Analytics (voor BI & Analytics), Zoho Creator (voor low code ontwikkeling) en ZIA (voor waardevolle AI-toepassingen). Al deze applicaties zijn ook los aan te schaffen.

Daarnaast biedt Zoho ManageEngine voor IT-beheeroplossingen.

De producten van Zoho zijn ontworpen om bedrijven van elke omvang te helpen bij het verbeteren van hun efficiëntie en productiviteit.

Waar gebruik je Zoho Desk voor?

Zoho Desk is bedoeld om bedrijven te helpen de klanttevredenheid te verbeteren, de responstijden te verkorten en klantenserviceprocessen te stroomlijnen. Hier zijn enkele van de belangrijkste kenmerken en functies van Zoho Desk:

Ticketbeheer: Zoho Desk biedt een ticketingsysteem waarmee klanten ondersteuningsverzoeken kunnen indienen via verschillende kanalen, zoals e-mail, webformulieren, chat en sociale media. Ondersteuningsteams kunnen deze tickets toewijzen, bijhouden en prioriteren.

Automatisering: Het platform maakt gebruik van automatiseringsregels en workflows om de verwerking van ondersteuningstickets te stroomlijnen. Hiermee kunnen repetitieve taken worden geautomatiseerd.

Selfserviceportaal: Bied klanten een selfserviceportaal aan waar ze veelvoorkomende vragen kunnen vinden en antwoorden opzoeken zonder direct contact op te nemen met de klantenservice.

Kennisbank: Zoho Desk biedt tools voor het maken en beheren van een kennisbank met veelgestelde vragen (FAQ's), handleidingen en andere relevante informatie om klanten te helpen bij het zelfstandig vinden van de juiste informatie.

Multichannel-ondersteuning: Het platform ondersteunt meerdere kanalen, waaronder e-mail, chat, telefoon en sociale media, zodat klanten je kunnen bereiken op de manier die ze zelf het prettigst vinden.

Rapportage en analyses: Zoho Desk biedt rapportage- en analysefuncties om de prestaties van de klantenondersteuning te volgen en te meten, zodat bedrijven inzicht kunnen krijgen in trends en de kwaliteit van hun ondersteuning kunnen verbeteren.

Integraties: Het kan worden geïntegreerd met andere Zoho-producten en externe toepassingen om klantengegevens en processen te koppelen.

Mobiele toegang: Zoho Desk is toegankelijk via mobiele apps, zodat klantenservicemedewerkers ook onderweg tickets kunnen beheren en klanten kunnen ondersteunen.

Hoe kan Zoho Desk me helpen bij het analyseren van de prestaties van mijn klantenserviceteam?

Zoho Desk biedt ingebouwde rapportage- en analysetools waarmee je de prestaties van het klantenserviceteam kunt meten en bijhouden. Je kunt rapporten genereren over ticketvolumes, responstijden, oplostijden, klanttevredenheid en andere belangrijke prestatie-indicatoren. Deze gegevens kunnen je helpen om gebieden voor verbetering te identificeren en de klantenservicestrategie aan te passen op basis van realtime informatie.